BPO financeiro para agências de marketing: o que muda na rotina da agência
BPO financeiro para agências de marketing e publicidade é a terceirização das rotinas financeiras que têm cara de agência: fee recorrente, projetos avulsos, verba de mídia repassada pelo cliente, pagamento de freelancers e fornecedores e emissão de NFS-e passam a ser cuidados por um analista especializado, com usuário próprio dentro do sistema que a agência já usa.
Agência de marketing não fatura como uma loja nem como uma indústria. Uma parte da receita é fee mensal recorrente, outra parte vem de projetos pontuais, como branding, site ou uma campanha específica, e em muitos casos existe ainda a verba de mídia que o cliente repassa para investir em Meta Ads, Google Ads ou outras plataformas. Misturar essas três coisas numa única entrada de caixa é a origem da maioria dos problemas financeiros de agência.
Do lado das saídas, a agência paga freelancers, produtoras, fotógrafos e influenciadores por projeto, muitas vezes com prazos e valores diferentes a cada campanha. Sem uma rotina fixa de contas a pagar e um DRE aberto por cliente, é comum a agência fechar o mês com caixa positivo e mesmo assim não saber se cada conta, individualmente, dá lucro ou prejuízo.
No ILMF, o Índice Levits de Maturidade Financeira, agências entram na categoria Serviços. O diagnóstico gratuito mostra em que ponto está o financeiro da sua agência hoje, antes de qualquer proposta.
As dores mais comuns do financeiro de agências de marketing
Verba de mídia misturada com a receita da agência
O dinheiro que o cliente repassa para investir em Meta Ads e Google Ads entra na mesma conta do fee da agência, e sem separação clara, o DRE mostra um faturamento que não é real.
Freelancers e fornecedores pagos sem programação
Designers, redatores, produtoras e influenciadores são pagos conforme sobra caixa no fim do mês, sem uma rotina fixa de contas a pagar por projeto.
Ninguém sabe qual cliente dá lucro
Sem um DRE aberto por cliente e por projeto, a agência fatura bem no total e mesmo assim carrega contas que custam mais do que rendem, sem perceber.
O que a equipe da Levits faz no financeiro da sua agência
Contas a pagar
Programação de pagamentos a freelancers, fornecedores e prestadores de cada projeto, com vencimento controlado e aprovação antes de cada pagamento.
Contas a receber
Controle do fee recorrente e dos projetos avulsos separadamente, com acompanhamento de vencimento de cada cliente.
Conciliação bancária
Conferência entre extrato e lançamentos, identificando e separando a verba de mídia repassada pelo cliente da receita própria da agência.
Emissão de NFS-e
Emissão da nota fiscal de serviço da agência, com o código de serviço correto e atenção às regras de ISS do município onde a agência está.
Cobrança ativa
Acompanhamento e cobrança dos clientes com fee ou projeto em atraso, sem que essa conversa fique só por conta de quem atende o cliente.
DRE por cliente e fluxo de caixa
Fluxo de caixa e DRE gerencial mensal, aberto por cliente e por projeto, para você ver onde a agência realmente ganha dinheiro.
Como começa o BPO financeiro para a sua agência
Diagnóstico gratuito
Aplicamos o ILMF para entender como está hoje o financeiro da agência: fee recorrente, verba de mídia, contas a pagar e o que precisa de atenção primeiro.
Analista assume a rotina no seu sistema
Você recebe um usuário próprio no sistema que a agência já usa, para o analista fixo da Levits cuidar de contas, conciliação e emissões.
Financeiro organizado em até 30 dias
Em até 30 dias, a agência tem contas a pagar e a receber em dia, verba de mídia separada e DRE por cliente. Se não cumprirmos, revisamos o plano sem custo adicional.
O que muda na prática no financeiro de uma agência de marketing
Separando a verba de mídia da receita da própria agência
Quando o cliente repassa dinheiro para a agência investir em Meta Ads, Google Ads ou outra plataforma, esse valor não é receita da agência, é uma passagem. Se ele entra na mesma conta e é lançado junto com o fee do serviço, o DRE infla e a margem real da agência fica escondida. Organizamos essa separação na conciliação bancária e no plano de contas, para você enxergar exatamente quanto a agência fatura de verdade.
Fee recorrente, projeto avulso e comissão pedem controle separado
Parte da receita de uma agência é recorrente, o fee mensal, e parte depende de fechar projeto novo a cada mês. Sem separar essas duas coisas no contas a receber, fica difícil saber quanto da receita é previsível e quanto depende de vender de novo todo mês, o que muda completamente o planejamento de caixa da agência.
| Rotina da agência | Sem BPO financeiro | Com o BPO financeiro da Levits |
|---|---|---|
| Fee recorrente e projetos avulsos | Faturamento lançado junto, sem separar recorrente de pontual | Contas a receber organizadas por tipo de contrato e vencimento |
| Verba de mídia (Meta Ads, Google Ads) | Repasse do cliente lançado como receita da agência | Repasse identificado e separado da receita própria |
| Freelancers e fornecedores | Pagos conforme sobra caixa no fim do mês | Contas a pagar programadas por projeto e vencimento |
| DRE do mês | Resultado geral, sem saber qual cliente dá lucro | DRE mensal aberto por cliente e por projeto |
Agência é empresa de serviços, não varejo nem e-commerce
Boa parte do conteúdo sobre financeiro de empresa foca comércio e estoque, mas agência de marketing fatura por hora, por entrega e por projeto, com folha e freelancers pesando mais do que qualquer custo de mercadoria. Se você quer entender o BPO financeiro pensado para esse perfil, veja como funciona o BPO financeiro para empresas de serviços.
Agências que atendem clientes de tecnologia têm uma camada a mais
Se boa parte da carteira da sua agência é de empresas de tecnologia e SaaS, vale conhecer também o BPO financeiro para empresas de tecnologia, porque entender como esse tipo de cliente fatura ajuda a negociar prazo e forma de pagamento do próprio fee da agência.
Cliente atrasado também é rotina financeira da agência
Cliente que atrasa o fee ou some no meio de um projeto é um risco financeiro real, principalmente quando a verba de mídia já foi investida antes do pagamento cair. Veja como estruturamos a gestão de cobrança e inadimplência para clientes em atraso.
O BPO financeiro não substitui o contador da agência
A Levits cuida da gestão financeira do dia a dia da agência: contas, conciliação, cobrança, verba de mídia e relatórios como o DRE gerencial terceirizado. As obrigações fiscais e contábeis formais continuam com o contador da agência, com quem trabalhamos em conjunto, exportando os dados já organizados.
Quanto custa o BPO financeiro para agências de marketing
Os planos são mensais, sem fidelidade, com contrato anual em condição especial para quem quiser: Crescimento por R$ 1.079/mês, Gerencial por R$ 1.559/mês e Estratégico por R$ 3.119/mês. Cada plano inclui até 100 transações mensais e 1 conta corrente; agências com mais clientes, mais contas ou volume maior de projetos recebem um plano personalizado. Veja os detalhes na página de planos da Levits e agende o diagnóstico gratuito para saber qual plano se encaixa na sua agência.
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