BPO financeiro para academias: o que muda na rotina do seu negócio
BPO financeiro para academias é a terceirização das rotinas financeiras de academias, boxes e estúdios: controle de mensalidades e matrículas, conciliação de cartão recorrente e outros meios de pagamento, cobrança de alunos inadimplentes, contas a pagar de professores e fornecedores e fechamento mensal de fluxo de caixa e DRE passam a ser cuidados por uma equipe especializada, dentro do sistema que a academia já usa para gerenciar alunos e frequência.
O financeiro de uma academia ou estúdio tem uma característica que poucos negócios têm: um volume alto de cobranças recorrentes de valor baixo, muitas vezes divididas entre cartão de crédito recorrente, débito automático, boleto e PIX, tudo dentro do mesmo mês. Isso multiplica o trabalho de conciliação e cria margem para erro: um cartão recusado, uma mensalidade que não caiu ou um aluno que continua treinando mesmo com o pagamento atrasado.
Esse tipo de negócio costuma usar um sistema de gestão específico para controlar matrícula, frequência e mensalidade dos alunos, seja em uma academia de musculação, um box de crossfit, um estúdio de pilates, yoga ou dança, ou uma escola de natação e artes marciais. A equipe da Levits opera o financeiro dentro do sistema que a academia já usa, com usuário próprio, a partir dos relatórios e exportações que ele já gera, sem pedir para trocar de plataforma nem migrar o histórico de alunos.
Muitas academias também emitem nota fiscal de serviço para aulas de personal training e nota de venda para suplementos e vestuário, o que soma uma rotina fiscal própria ao controle das mensalidades. Algumas ainda enfrentam o pico de matrículas de janeiro seguido de queda de frequência ao longo do ano, o que torna o fluxo de caixa mensal sensível a qualquer erro de projeção.
As dores financeiras mais comuns de academias e estúdios
Inadimplência sem cobrança ativa
Aluno atrasa a mensalidade, continua frequentando sem que ninguém formalize a cobrança, e o atraso vira normal até virar um rombo relevante no caixa do mês.
Conciliação de cartão recorrente incompleta
Mensalidades cobradas por cartão de crédito recorrente, débito automático, boleto e PIX no mesmo mês, com taxas e prazos diferentes de cada adquirente, viram um quebra-cabeça sem rotina fixa.
Caixa sem visibilidade na baixa temporada
Depois do pico de matrículas de janeiro, a queda de frequência e o comissionamento de professores e personal trainers pegam o caixa de surpresa sem uma projeção mensal confiável.
O que a equipe da Levits faz no financeiro da sua academia
Contas a pagar
Aluguel do espaço, professores e personal trainers prestadores de serviço, fornecedores de equipamento e manutenção, com vencimento programado e aprovação antes de cada pagamento.
Mensalidades e contas a receber
Controle dos vencimentos de mensalidade por aluno, acompanhamento de cartão recorrente, débito automático, boleto e PIX, e identificação imediata de pagamento que não caiu.
Conciliação bancária e de cartões
Conferência entre extrato, adquirente e sistema de gestão da academia, para o saldo mostrado bater com o dinheiro que de fato entrou.
Cobrança ativa de inadimplentes
Cobrança formal dos alunos com mensalidade em atraso, com acompanhamento de cada contato até a regularização ou o cancelamento do plano.
Emissão de NF-e e NFS-e
Nota fiscal de serviço para aulas de personal training e nota de venda para suplementos, acessórios e vestuário, com controle de status.
Relatórios gerenciais
Fluxo de caixa e DRE gerencial mensal considerando a sazonalidade de matrículas, prontos para decisão e para exportar ao seu contador.
Como começa o BPO financeiro para academias e estúdios
Diagnóstico gratuito
Aplicamos o ILMF, o Índice Levits de Maturidade Financeira, para entender como está o financeiro da sua academia hoje e o que precisa de atenção primeiro.
Analista assume a rotina no seu sistema
Você recebe um analista fixo, com usuário próprio dentro do sistema de gestão que a academia já usa para mensalidade, frequência e cadastro de alunos.
Financeiro organizado em até 30 dias
Em até 30 dias, sua academia tem mensalidade sob controle, conciliação em dia e relatórios gerenciais mensais. Se não cumprirmos, revisamos o plano sem custo adicional.
O que muda na prática para academias e estúdios que terceirizam o financeiro
Rotinas que passam a ter dono
Na prática, o BPO financeiro para academias e estúdios não muda o sistema que você já usa para controlar aluno e frequência, muda quem cuida de cada rotina financeira em cima dele. Veja o que costuma acontecer antes e depois:
| Rotina | Sem BPO financeiro | Com o BPO financeiro para academias |
|---|---|---|
| Mensalidades | Cobrança informal, sem registro do que já foi tentado | Controle de vencimento e cobrança ativa formalizada |
| Cartão recorrente | Recusas e taxas descobertas só no fechamento | Conciliação recorrente por adquirente e forma de pagamento |
| Comissão de professores | Cálculo manual, sujeito a erro de aula ou percentual | Apuração organizada junto com as contas a pagar |
| Sazonalidade | Caixa apertado surpreende depois do pico de matrícula | Fluxo de caixa projetado mês a mês |
| Relatório gerencial | Só o que o sistema de alunos mostra na tela | DRE e fluxo de caixa organizados para decisão |
Sazonalidade: janeiro cheio, meio do ano esvaziando
É comum a academia viver um pico de matrículas em janeiro, puxado pela resolução de ano novo, seguido de uma queda de frequência e de renovação ao longo do ano. Sem um fluxo de caixa mensal bem projetado, esse movimento sazonal vira surpresa recorrente: caixa sobrando num mês e apertado três meses depois. O BPO financeiro organiza essa projeção com base no histórico de mensalidades e cancelamentos da própria academia.
Comissionamento de professores e personal trainers muda o jeito de pagar contas
Boa parte da folha de uma academia ou estúdio não é CLT fixo: são professores e personal trainers como prestadores de serviço, remunerados por aula, por horário ou por percentual sobre pacote vendido. Esse cálculo de comissão precisa estar organizado antes de virar conta a pagar, para não gerar divergência com o profissional nem atraso no repasse.
BPO financeiro não substitui o contador da academia
A Levits cuida da gestão financeira do dia a dia da sua academia: mensalidades, conciliação, cobrança de inadimplentes e relatórios gerenciais. As obrigações fiscais e contábeis formais continuam com o contador da sua empresa, e trabalhamos em conjunto com ele, exportando os dados já organizados.
Segmentos parecidos, rotinas parecidas
O modelo de receita recorrente com mensalidade e alta sensibilidade à inadimplência também aparece em outros segmentos que atendemos, como o BPO financeiro para escolas e o BPO financeiro para clínicas de estética, que também trabalham com pacotes e sessões recorrentes. Se a inadimplência é o seu maior problema hoje, veja como estruturamos a gestão de cobrança e inadimplência. E se o gargalo é o volume de cartões e adquirentes, veja como funciona a conciliação de cartões.
Quanto custa o BPO financeiro para academias
Os planos são mensais, sem fidelidade, com contrato anual em condição especial para quem quiser: Crescimento por R$ 1.079/mês, Gerencial por R$ 1.559/mês e Estratégico por R$ 3.119/mês. Cada plano inclui até 100 transações mensais e 1 conta corrente; academias com volume maior de mensalidades e meios de pagamento recebem um plano personalizado. Veja os detalhes de cada faixa na página de planos da Levits e agende o diagnóstico gratuito para saber qual se encaixa na sua academia.
Conteúdos relacionados para academias e estúdios
Pare de perder mensalidade no meio do caminho.
Nossa equipe assume o financeiro da sua academia, com analista fixo e SLA de 2 horas.