Emissão de Notas Fiscais Terceirizada: NF-e e NFS-e

O que é

Emissão de notas fiscais terceirizada: o que muda na rotina fiscal da empresa

Emissão de notas fiscais terceirizada é o serviço em que um analista da Levits emite NF-e, NFS-e e boletos da sua empresa dentro do próprio sistema que você já usa, seguindo a tributação correta de cada operação e o prazo combinado com você, sem que ninguém do seu time precise parar a rotina para emitir nota.

Nota fiscal de produto (NF-e) e nota fiscal de serviço (NFS-e) seguem regras diferentes. A NF-e depende da Secretaria da Fazenda do estado, com CFOP, CST ou CSOSN e NCM corretos para cada operação. A NFS-e depende da prefeitura do município onde o serviço é prestado, com alíquota, código de serviço e retenções que mudam de cidade para cidade. Empresas que vendem produto e prestam serviço ao mesmo tempo, ou que atendem clientes em várias cidades, acabam lidando com mais de um sistema de emissão só para ficar em dia com o fisco.

Além da nota, boa parte das empresas usa boleto bancário para receber. Gerar o boleto certo, registrá-lo no banco dentro do prazo e conciliar a baixa quando o cliente paga são tarefas separadas, e quando ficam atrasadas atrasam o próprio caixa da empresa.

É por isso que terceirizar a emissão de nota fiscal e a geração de boletos vem crescendo entre pequenas e médias empresas: em vez de manter alguém internamente decorando alíquota de NCM ou tabela de serviço de cada prefeitura, um analista especializado assume essa rotina dentro do seu próprio ERP, seguindo os prazos que você definir.

Dores comuns

Os problemas mais comuns de quem emite nota e boleto sem ajuda especializada

Nota emitida com erro de tributação

CFOP, CST/CSOSN ou NCM errado na NF-e, ou código de serviço trocado na prefeitura: qualquer um desses erros muda o valor do imposto e obriga cancelamento e reemissão dentro do prazo legal.

Prazo de emissão perdido

Nota de serviço que não sai até a data que a prefeitura exige, ou boleto registrado depois do vencimento combinado: o cliente recebe cobrança errada e o recebimento atrasa junto.

Boleto sem conciliação

Boleto pago mas baixa não lançada no sistema: o cliente é cobrado de novo por engano, ou o contrário, um boleto não baixado passa a semana inteira aparecendo como inadimplência que já foi paga.

O que fazemos

O que a equipe da Levits assume na emissão de notas fiscais e boletos

Emissão de NF-e de venda

Emitimos a nota fiscal eletrônica de produto dentro do seu ERP, conferindo CFOP, CST ou CSOSN e NCM antes de finalizar cada emissão.

Emissão de NFS-e de serviço

Cuidamos da nota fiscal de serviço eletrônica considerando a alíquota, o código de serviço e as retenções do município de cada cliente.

Geração e registro de boletos

Boletos gerados com o banco, o vencimento e o valor corretos, registrados dentro do prazo para chegar a tempo ao seu cliente.

Conciliação dos boletos recebidos

Baixa lançada assim que o cliente paga, para o seu sistema mostrar quem está em dia e quem está realmente inadimplente.

Cancelamento e carta de correção

Quando uma nota sai com erro, cuidamos do cancelamento ou da carta de correção dentro do prazo que a legislação permite.

Organização para o contador

Notas emitidas, boletos e comprovantes ficam organizados e prontos para exportação no fechamento do mês, sem retrabalho para o seu contador.

Passo a passo

Como funciona a emissão de notas fiscais terceirizada na prática

1

Levantamento do volume e dos municípios

No diagnóstico gratuito, mapeamos quantas notas você emite por mês, se vende produto, presta serviço ou os dois, e em quantos municípios diferentes, já que cada prefeitura tem sua própria regra de NFS-e.

2

Acesso dentro do seu sistema

Você libera um usuário próprio para o analista responsável dentro do seu ERP ou emissor de nota, sem migrar de sistema e sem repassar senha compartilhada de ninguém.

3

Emissão dentro do prazo combinado

A cada venda, contrato fechado ou vencimento, o analista emite a nota ou o boleto no prazo definido com você, com SLA de 2 horas para qualquer ajuste solicitado por WhatsApp.

Para entender melhor

NF-e, NFS-e e boleto: o que muda entre eles

NF-e ou NFS-e: qual nota emitir

Se a empresa vende produto ou mercadoria, o documento é a NF-e (modelo 55). Se presta serviço, é a NFS-e, emitida no sistema da prefeitura do município onde o serviço é prestado ou onde a empresa está cadastrada, dependendo da atividade. Empresas que fazem as duas coisas, como uma oficina que vende peça e cobra mão de obra, emitem os dois documentos separadamente, um para cada parte da operação.

Documento	Quem regula	Quando emitir
NF-e	Secretaria da Fazenda do estado (SEFAZ)	Venda de produto ou mercadoria
NFS-e	Prefeitura do município	Prestação de serviço
Boleto bancário	Banco emissor, registrado pela empresa	Cobrança de venda a prazo ou serviço recorrente

Erros mais comuns na emissão

CFOP incompatível com a operação, como venda interestadual, devolução ou bonificação lançada como venda comum.
CST ou CSOSN que não corresponde ao regime tributário da empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).
NCM genérico ou desatualizado, mudando a alíquota de imposto do produto sem que ninguém perceba.
Código de serviço da prefeitura errado, alterando a alíquota do ISS cobrada do cliente.
Nota cancelada fora do prazo legal, o que obriga carta de correção ou nota complementar.
Boleto registrado com vencimento diferente do combinado, gerando cobrança de multa e juros indevida.

Quem presta serviço em mais de um município

Se a sua empresa presta serviço em mais de uma cidade, cada prefeitura tem seu próprio sistema de NFS-e, com layout, alíquota e obrigação acessória diferente. A Levits opera a emissão dentro do sistema que cada prefeitura já disponibiliza, o mesmo que você usaria internamente, sem que isso signifique abrir contrato ou escritório separado em cada município. Se a sua empresa é uma prestadora de serviços, veja como organizamos o financeiro completo em BPO financeiro para empresas de serviços.

A emissão de nota e a geração de boleto não vivem isoladas: elas alimentam o fluxo de caixa e o controle de recebimento da empresa. Por isso a terceirização da emissão costuma andar junto com a organização completa de contas a pagar e receber terceirizado, para que o boleto emitido e o boleto baixado batam com o mesmo relatório no fim do mês.

Investimento

Quanto custa terceirizar a emissão de notas fiscais e boletos

A emissão de notas e boletos entra na rotina cuidada pelos planos Crescimento, Gerencial e Estratégico da Levits, a partir de R$ 1.079/mês, R$ 1.559/mês e R$ 3.119/mês, todos com até 100 transações mensais e 1 conta corrente incluídos. Empresas que emitem um volume maior de notas ou boletos por mês recebem uma proposta com valor personalizado, já apresentada no diagnóstico gratuito, junto com a leitura do seu nível de maturidade financeira pelo ILMF.

Veja também

Outros conteúdos sobre terceirização financeira

Significa passar para um analista especializado a rotina de emitir NF-e, NFS-e e boletos da sua empresa, dentro do sistema que você já usa, seguindo a tributação correta de cada operação e o prazo que você definir, sem manter alguém interno só para isso.

Sim. O analista responsável recebe um usuário próprio dentro do seu ERP ou emissor de nota, seja Omie, Bling, Tiny ou outro sistema. Você não precisa migrar de plataforma nem compartilhar sua senha pessoal, e mantém o controle de tudo que é emitido em seu nome.

Empresas que vendem produto e também prestam serviço têm as duas rotinas separadas: a NF-e segue a regra do estado, a NFS-e segue a regra da prefeitura de cada cliente. O analista emite cada documento com a tributação certa para o tipo de operação.

Sim. Além de gerar e registrar o boleto no banco, conferimos quando o cliente paga e lançamos a baixa no sistema, para o seu relatório mostrar exatamente quem está em dia e quem está inadimplente de verdade. Isso evita cobrança duplicada e título fechado por engano.

Sim. Cada prefeitura tem seu próprio sistema de NFS-e, com alíquota e regras próprias. Operamos a emissão dentro do sistema de cada município onde sua empresa presta serviço, sem exigir contrato ou estrutura separada por cidade, mesmo quando você atende clientes em vários municípios ao mesmo tempo.

Os planos são mensais, sem fidelidade: Crescimento por R$ 1.079/mês, Gerencial por R$ 1.559/mês e Estratégico por R$ 3.119/mês, cada um com até 100 transações e 1 conta corrente. Empresas com volume maior recebem plano personalizado. O diagnóstico é gratuito.

O analista responsável pela sua conta cuida do cancelamento ou da carta de correção dentro do prazo que a legislação permite, e reemite a nota certa em seguida, mantendo o histórico organizado para o seu contador. Você é avisado sempre que uma correção for necessária.

Não. A Levits cuida da emissão operacional do dia a dia, dentro do seu sistema. As obrigações fiscais e contábeis formais, como apuração de impostos e entrega de declarações, continuam com o contador da sua empresa, com quem trabalhamos em conjunto.

Emissão de Notas Fiscais Terceirizada para NF-e, NFS-e e Boletos