Quanto custa um funcionário para a empresa: a conta
Por Edgar Goldoni · Fundador | Levits BPO Financeiro · 22 de outubro de 2026
Quanto custa um funcionário para a empresa é uma conta que vai bem além do salário combinado: soma FGTS de 8%, férias com adicional de 1/3, 13º salário, benefícios, os encargos previdenciários do seu regime tributário e os custos indiretos do posto de trabalho. O custo real de um empregado CLT costuma ficar bem acima do valor que aparece na carteira.
Quem abre uma vaga olhando só o salário descobre a diferença no segundo ou terceiro mês, quando o caixa aperta sem motivo aparente. Não é desorganização: são custos que existem desde o primeiro dia, mas só viram saída de dinheiro em datas espalhadas pelo ano, como o 13º em dezembro e as férias no mês em que a pessoa descansa.
Neste artigo você vai montar a conta item por item, ver um exemplo numérico hipotético para enxergar a proporção e entender por que esse custo precisa estar provisionado no fluxo de caixa e no DRE. Também deixamos claro o que depende do seu contador, porque os encargos previdenciários mudam conforme o enquadramento da empresa.
Resumo rápido
- O custo de um funcionário CLT soma salário, FGTS (8%), férias com 1/3, 13º, benefícios, encargos previdenciários e custos indiretos.
- Férias e 13º são custos de todos os meses, mesmo que o dinheiro só saia em datas específicas: por isso devem ser provisionados.
- Os encargos previdenciários variam com o regime tributário (Simples, Lucro Presumido ou Lucro Real): confirme com seu contador.
- Sem provisão, o fluxo de caixa mostra folga que não existe e o DRE gerencial subestima o custo de pessoal.
- Contratar só faz sentido depois da conta inteira, com o impacto no caixa dos próximos 12 meses.
Por que o salário é só uma parte do custo de um funcionário
Ao contratar com carteira assinada, a empresa assume obrigações que se somam ao salário. Algumas são pagas todo mês (FGTS, guias, benefícios). Outras acumulam durante o ano e cobram a conta de uma vez (férias e 13º). Há ainda custos que não aparecem na folha, mas pesam no orçamento: equipamento, sistema, espaço, tempo de quem treina e supervisiona.
Por isso, quando alguém pergunta quanto custa um funcionário, a resposta honesta é uma conta, não um número. E essa conta muda de empresa para empresa, conforme o regime tributário, os benefícios oferecidos e a convenção coletiva da categoria.
Os componentes do custo de um empregado CLT
Esta é a lista que o empresário deve percorrer toda vez que for avaliar uma contratação. Ela serve para qualquer cargo, de auxiliar administrativo a gerente.
1. Salário e remuneração variável
É a base de todos os cálculos. Comissões, bônus e horas extras habituais também entram na base de FGTS, férias e 13º, então não fique só com o valor fixo da proposta.
2. FGTS: 8% sobre a remuneração
Como regra geral, a empresa deposita todo mês 8% da remuneração do empregado na conta do FGTS. Esse valor é custo da empresa e não sai do salário do trabalhador. O depósito também incide sobre as parcelas de férias e de 13º.
3. Férias com adicional de 1/3
Todo empregado tem direito a férias remuneradas com um terço a mais sobre o valor. Na prática, o custo equivale a 1/12 do salário por mês, mais um terço desse valor, acumulado ao longo do ano. Se você não separa esse dinheiro mês a mês, o desembolso chega junto com a necessidade de cobrir a ausência da pessoa.
4. 13º salário
O 13º equivale a um salário por ano, ou seja, 1/12 do salário todo mês. É o custo que mais pega empresa desprevenida, porque se concentra no fim do ano, justamente quando outras despesas também apertam.
5. Encargos previdenciários
Aqui a conta deixa de ser igual para todo mundo. As contribuições patronais à Previdência e as demais contribuições sobre a folha dependem do regime tributário: empresas do Simples Nacional, do Lucro Presumido e do Lucro Real são tratadas de maneiras diferentes, e o enquadramento da atividade também influencia. Não existe um percentual único que sirva para todos, por isso confirme com seu contador o valor aplicável à sua empresa antes de fechar a conta.
6. Benefícios
Vale-transporte, vale-refeição ou alimentação, plano de saúde, seguro de vida e outros benefícios previstos em convenção coletiva ou concedidos por política da empresa. Alguns são obrigatórios conforme a categoria, outros são escolha sua, mas todos pesam no orçamento mensal.
7. Custos indiretos do posto de trabalho
Computador, licenças de software, celular, espaço físico ou internet para quem trabalha remoto, uniforme, treinamento e exames ocupacionais. Some também o tempo do gestor para integrar e acompanhar a pessoa: um custo real, embora quase nunca entre na planilha.
8. Custos eventuais: rescisão, afastamentos e substituição
Funcionário que sai gera verbas rescisórias, tempo de vaga aberta e custo de um novo processo seletivo. Afastamentos por doença ou licença exigem cobertura da função. O valor depende do tipo de desligamento e da convenção coletiva, então não é possível cravar um percentual aqui: o que importa é reservar uma margem para esse risco.
Exemplo hipotético: a conta de um funcionário
Imagine uma empresa que contrata um funcionário com salário de R$ 3.000 por mês. Os números abaixo são didáticos e hipotéticos: não representam salário de mercado nem um caso real. O objetivo é mostrar a proporção entre o salário e o custo total.
| Item | Cálculo | Valor mensal |
|---|---|---|
| Salário | Valor combinado | R$ 3.000,00 |
| FGTS | 8% do salário | R$ 240,00 |
| Provisão de férias | 1/12 do salário | R$ 250,00 |
| Adicional de 1/3 de férias | 1/3 da provisão de férias | R$ 83,33 |
| Provisão de 13º | 1/12 do salário | R$ 250,00 |
| Subtotal (sem encargos previdenciários e benefícios) | R$ 3.823,33 | |
| Benefícios | Valor hipotético | R$ 600,00 |
| Total parcial | R$ 4.423,33 | |
| Encargos previdenciários | Depende do regime (Simples, Presumido, Real): confirme com seu contador | A apurar |
| Custos indiretos e eventuais | Equipamento, sistema, gestão, rescisão | A estimar |
Mesmo parando no total parcial, o funcionário que “custa R$ 3.000” já pesa R$ 4.423,33 por mês, cerca de 47% a mais que o salário. Só com FGTS, férias, 1/3 e 13º, a diferença chega a cerca de 27%. E ainda faltam duas linhas importantes: os encargos previdenciários do seu regime e os custos indiretos.
Uma observação sobre a simplificação: neste exemplo o FGTS foi calculado só sobre o salário, mas ele também incide sobre as parcelas de férias e 13º. Na conta real, o resultado fica um pouco maior. Peça ao contador ou ao DP a memória de cálculo da sua folha.
Como montar a mesma conta para o seu caso
- Parta do salário e das variáveis habituais (comissão, horas extras, adicionais).
- Some o FGTS de 8%, a provisão mensal de férias com o 1/3 e a provisão mensal do 13º.
- Peça ao contador o percentual de encargos previdenciários que se aplica ao seu regime tributário.
- Some os benefícios, de acordo com a convenção coletiva e a sua política.
- Estime os custos indiretos do posto de trabalho e reserve uma margem para rescisão e substituição.
- Multiplique por 12 e compare com o caixa projetado do ano, não só com o do mês da contratação.
Por que o custo do funcionário precisa estar provisionado no fluxo de caixa
Provisionar é reconhecer o custo no mês em que ele nasce, mesmo que o pagamento aconteça depois. Férias e 13º nascem todos os meses, mas o dinheiro sai em momentos específicos. Se a empresa trata esses valores como “problema de dezembro”, o caixa parece saudável por onze meses e entra em crise no décimo segundo.
No fluxo de caixa, a provisão aparece como uma reserva mensal e uma saída projetada na data prevista. Assim, você enxerga quanto dinheiro está comprometido, e não só o saldo bancário de hoje. É a lógica de qualquer projeção de caixa: o saldo é uma fotografia e o compromisso futuro é o filme. Se quiser aprofundar, veja como funciona a gestão de fluxo de caixa e por que ela precisa olhar para o que vem pela frente.
Por que o custo precisa estar no DRE
O DRE mostra se a empresa dá lucro. Se ele registra só o salário pago e ignora as provisões, o resultado do mês fica artificialmente bom e despenca quando férias e 13º são pagos. O lucro de um mês passa a depender de quando o dinheiro saiu, e não de quando o custo foi gerado.
No DRE gerencial, o custo de pessoal deve aparecer completo, por área ou por centro de custo, para você medir quanto a folha pesa no faturamento e se aquele cargo se paga. Sem isso, decisões como “posso contratar mais um vendedor?” são tomadas no escuro.
| Sem provisão | Com provisão |
|---|---|
| Caixa parece folgado até dezembro e férias | Reserva mensal e saída prevista no fluxo |
| DRE mostra lucro inflado nos meses “leves” | Resultado mensal reflete o custo real de pessoal |
| Contratação aprovada olhando só o salário | Decisão com a conta completa dos 12 meses |
| Preço calculado com custo de mão de obra subestimado | Preço e margem baseados no custo verdadeiro |
Erros comuns ao calcular o custo de um funcionário
- Multiplicar o salário por um fator genérico. Percentuais da internet ignoram o seu regime tributário e a sua convenção coletiva.
- Esquecer que o FGTS incide sobre férias e 13º. A conta fica menor do que a realidade.
- Tratar benefícios como “brinde”. Eles são custo recorrente e entram na decisão.
- Não reservar dinheiro para rescisão. Todo vínculo CLT pode terminar, e o desligamento tem custo.
- Ignorar o tempo de gestão. Quem treina e supervisiona deixa de fazer outra coisa.
- Calcular só o mês da contratação. O 13º e as férias só aparecem quando o ano é projetado inteiro.
Como o DP da Levits integra a folha ao financeiro
Na Levits, o Departamento Pessoal e o financeiro estão na mesma casa. A equipe interna de DP cuida da folha mensal, das férias, do 13º, das admissões, das rescisões e do envio das informações ao eSocial, e o escopo exato de cada cliente é definido no diagnóstico gratuito. Você pode conhecer o serviço em terceirização de departamento pessoal e, especificamente sobre a rotina mensal, em terceirização de folha de pagamento.
O ganho está na integração: a folha entra direto no contas a pagar, as guias são programadas, as provisões de férias e de 13º aparecem no fluxo de caixa e o custo de pessoal aparece no DRE gerencial. Você tem um ponto de contato só, e os documentos seguem para o escritório contábil, com quem a Levits trabalha em conjunto, sem substituí-lo. O DP é um serviço adicional, disponível em qualquer plano, com valor sob consulta conforme o número de funcionários e o escopo. Para o oficial sobre o envio de informações trabalhistas, consulte o portal do eSocial no gov.br.
Próximo passo: faça a conta antes de contratar
Antes da próxima contratação, monte a planilha com os itens deste artigo, confirme os encargos previdenciários com o contador e veja o efeito no caixa e no resultado dos próximos 12 meses. Se preferir fazer isso com apoio, a Levits BPO Financeiro oferece um diagnóstico gratuito, no qual avaliamos a sua rotina financeira e de pessoal. Fale com a equipe pelo WhatsApp da Levits e descubra como organizar o custo de pessoal dentro do seu financeiro.
Perguntas frequentes
Quanto custa um funcionário para a empresa além do salário?
Além do salário, entram FGTS de 8%, férias com adicional de 1/3, 13º salário, benefícios, encargos previdenciários e custos indiretos como equipamento e gestão. Os encargos previdenciários variam com o regime tributário, então o percentual exato deve ser confirmado com o seu contador.
Quais são os encargos trabalhistas de um funcionário CLT?
Os principais são o FGTS (8% da remuneração, regra geral), as provisões de férias com 1/3 e de 13º salário, além das contribuições previdenciárias patronais. Essas últimas dependem do regime tributário (Simples, Presumido ou Real) e do enquadramento da empresa, por isso peça a apuração ao contador.
Como calcular o custo real de um empregado?
Some o salário, o FGTS de 8%, 1/12 do salário para férias mais um terço desse valor, 1/12 para o 13º, os benefícios e os encargos previdenciários do seu regime. Depois acrescente custos indiretos e uma margem para rescisão. Projete o resultado para 12 meses e compare com o caixa previsto.
O que é provisionar férias e 13º?
É reconhecer o custo todo mês, em vez de só no mês do pagamento. Cada mês, a empresa separa 1/12 do salário para o 13º e 1/12 mais o adicional de 1/3 para as férias. Assim o fluxo de caixa mostra o dinheiro comprometido e o DRE reflete o custo real de pessoal.
Por que o custo de pessoal deve aparecer no DRE?
Porque o DRE mostra se a operação dá lucro. Se ele registra só os salários pagos e ignora as provisões, o resultado fica inflado nos meses sem férias ou 13º e despenca quando eles são pagos. Com o custo completo, você decide contratações e preços com base na realidade.
O encargo previdenciário é igual para toda empresa?
Não. As contribuições previdenciárias sobre a folha dependem do regime tributário e do enquadramento da atividade. Empresas do Simples Nacional, do Lucro Presumido e do Lucro Real seguem regras diferentes. Por isso, este artigo não traz um percentual único: confirme o valor aplicável com o seu contador.
A Levits cuida da folha de pagamento e do custo de pessoal?
Sim. A equipe de DP da Levits executa folha mensal, férias, 13º, admissões, rescisões e o envio ao eSocial, com escopo definido no diagnóstico gratuito. É um serviço adicional, disponível em qualquer plano, com valor sob consulta. A folha entra no contas a pagar e as provisões aparecem no fluxo de caixa e no DRE.