Conciliação bancária automática: o que o sistema faz e o que não faz
Conciliação bancária automática é o cruzamento feito pelo sistema entre os lançamentos do extrato e os títulos registrados no ERP, sem que alguém compare linha por linha. O que casa é baixado; o que não casa vira uma lista de exceções para uma pessoa resolver. Na Levits, esse analista é o da sua conta.
A palavra “automática” engana quando promete tudo pronto. Um pagamento com valor diferente do título, um PIX sem identificação ou um repasse que chega somado a outros não têm resposta óbvia, e a máquina não sabe se aquilo é erro ou exceção legítima. Por isso a rotina que operamos tem duas metades: o robô resolve o que tem regra, o analista resolve o que tem julgamento.
Esta página trata da parte automática. Se você procura o serviço feito pela equipe, com o extrato conferido por um analista fixo, veja a conciliação bancária terceirizada. As duas se complementam: a automação reduz o volume e a conferência humana protege o resultado.
Por que conciliar à mão deixa de funcionar quando o volume cresce
Repasse que não bate com a venda
Gateways, adquirentes e marketplaces pagam em lotes, descontam taxa e antecipam parte do valor. Casar cada venda com o crédito que chegou no banco vira horas de planilha.
Baixa feita no olho
Quem confere o extrato manualmente tende a baixar pelo valor aproximado e seguir. Uma diferença pequena passa, se repete e só aparece quando o saldo do ERP já divergiu do banco.
Conciliação que só acontece no fechamento
Sem rotina diária, o extrato acumula e a conferência vira maratona no fim do mês, quando fica mais difícil rastrear a origem de uma diferença.
Conciliação automática de extrato em 4 etapas
- GatilhoA chegada do extrato bancário ou do relatório de repasse do gateway, adquirente ou marketplace.
- ProcessamentoO sistema compara cada crédito e débito com os títulos abertos no ERP, aplicando as regras de valor, data e identificação combinadas.
- EntregaO que casou é baixado no ERP; o que não casou aparece numa lista de pendências para tratamento.
- ConferênciaO analista revisa as pendências e as baixas relevantes antes de o saldo ser tratado como conciliado.
Quando a conciliação é concluída, o aviso pode disparar outras rotinas: nas contas que usam ClickUp, a conclusão da tarefa gera e envia o relatório gerencial sem pedido extra.
O que entra na conciliação automática de recebíveis e extrato
Recebíveis de gateways e adquirentes
Os repasses das maquininhas e dos gateways de pagamento são cruzados contra as vendas do ERP. O detalhe do repasse por bandeira está em conciliação de cartões.
Repasses de marketplaces
Mercado Livre, Shopee, Amazon e Magalu pagam com taxas e retenções próprias. A rotina confere o líquido recebido contra os pedidos. Veja conciliação de marketplace.
Extrato contra títulos abertos
PIX, TED e boleto recebidos são casados com contas a receber, e pagamentos efetuados são casados com contas a pagar, por valor, data e identificação.
Lista de exceções
Diferença de valor, crédito sem título e título sem crédito saem numa lista objetiva, em vez de ficarem escondidos no meio das linhas que bateram.
Alerta por conta corrente
No fluxo de caixa, cada conta corrente é projetada separadamente. Uma conta pode ficar negativa mesmo com o caixa total positivo, e o alerta aponta isso.
Vendas do e-commerce no financeiro
Pedidos do Tiny (Olist ERP) e do Bling entram no Omie sozinhos, o que dá à conciliação um título para casar. Veja a integração entre Tiny e Omie.
O que o robô resolve e o que precisa de olho humano
Divisão de trabalho entre sistema e analista
A automação rende mais onde há volume e regra clara. A tabela mostra como dividimos a conferência.
| Situação | Quem resolve | Por quê |
|---|---|---|
| Crédito com valor e identificação iguais ao título | Sistema | Regra clara e repetível |
| Repasse em lote com vendas somadas | Sistema, com revisão | Casamento por soma, conferido pelo analista |
| PIX sem descrição ou de terceiro | Analista | Exige investigar a origem |
| Valor diferente do título | Analista | Pode ser desconto, juros ou erro de lançamento |
| Tarifa e encargo bancário novo | Analista | Precisa de categoria correta no plano de contas |
Conciliação automática no Omie
Quem usa o Omie já conta com a conciliação do módulo financeiro, em que o extrato é importado e cada linha é vinculada a um lançamento. A Levits opera esse módulo e acrescenta, por cima, rotinas por API para os recebíveis que o extrato sozinho não explica, como repasses de gateways e marketplaces. O passo a passo da tela está em conciliação bancária no Omie.
Um cuidado de quem automatiza
Conciliação automática só é confiável se o cadastro estiver em ordem. Cliente duplicado, categoria errada e título lançado com data trocada geram falsos pendentes ou, pior, falsas conciliações. Antes de ligar a rotina, o diagnóstico verifica a qualidade do cadastro, e é por isso que a automação nasce do trabalho de automação financeira e não de uma instalação isolada. Ela é desenvolvida por desenvolvedores sênior, com APIs e código, e roda em servidor próprio monitorado. Para lojas virtuais, veja a automação para e-commerce.
Automação sob medida
Se o seu fluxo tem uma particularidade, como um adquirente fora do padrão ou um relatório de repasse com formato próprio, orçamos a rotina depois de ver como a informação chega hoje, no diagnóstico gratuito.
Da primeira conversa à conciliação rodando
Olhamos de onde vêm os créditos
No diagnóstico gratuito, listamos bancos, gateways, adquirentes e marketplaces da sua operação e medimos quanto da conciliação hoje é manual.
Definimos as regras de cruzamento
Combinamos o que conta como igual: tolerância de data, tratamento de taxa e de lote, e o que deve ir direto para a lista de exceções.
A rotina roda e uma pessoa confere
A automação passa a cruzar os dados no seu ERP e o analista da conta trata as pendências. A referência da Levits é o financeiro organizado em até 30 dias, com prazo que varia conforme o histórico.
Quanto custa a conciliação bancária automática
A conciliação automática é um serviço vendido à parte: você não precisa contratar o BPO financeiro (quem já é cliente também pode contratar). A cobrança tem duas partes, a implantação, definida depois do mapeamento do seu fluxo (adquirentes, gateways, contas), e a mensalidade, que cobre a manutenção e os custos de servidor. Não há tabela de preços, e o orçamento sai depois do diagnóstico gratuito. Veja o serviço de BPO financeiro, contratado separadamente. A conciliação organiza o dia a dia financeiro; a apuração de impostos segue com o seu contador.
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Agende o diagnóstico gratuito e veja quanto da sua conciliação já pode rodar sozinha.