BPO financeiro para distribuidoras: o que muda na rotina do atacado
BPO financeiro para distribuidoras é a terceirização da gestão financeira de quem compra em volume de indústrias, fabricantes ou importadores e revende para varejistas e outras empresas: contas a pagar de fornecedores, contas a receber de uma carteira grande de clientes, conciliação bancária de alto volume, emissão de notas fiscais e cobrança de inadimplentes passam a ser cuidadas por um analista especializado, sem trocar de sistema nem contratar mais gente internamente.
O atacado e a distribuição têm uma característica que raramente aparece do mesmo jeito em outros negócios: a empresa costuma pagar o fornecedor industrial num prazo curto, muitas vezes à vista ou em poucos dias, e recebe do cliente varejista num prazo bem mais longo, 30, 60 ou 90 dias. Esse descasamento de prazos é normal na operação de atacado, mas sem controle financeiro dedicado ele vira um aperto de caixa recorrente, mesmo com a empresa vendendo bem e o estoque girando.
Some a isso um volume de notas fiscais de saída bem maior do que numa loja comum, a substituição tributária que costuma incidir sobre vendas de atacadista para revenda e uma carteira de clientes pulverizada, com muitos boletos pequenos entrando todo dia. É esse conjunto de rotinas que o BPO financeiro para atacado organiza, dentro do sistema que a sua distribuidora já usa.
As dores mais comuns do financeiro de uma distribuidora
Descasamento entre pagar fornecedor e receber do varejista
A distribuidora paga a indústria em prazo curto e recebe do cliente varejista em prazo longo, e sem projeção de caixa esse descasamento vira falta de dinheiro no meio do mês, mesmo com boas vendas.
Inadimplência pulverizada entre muitos clientes pequenos
Em vez de dois ou três clientes grandes, o atacadista tem dezenas de varejistas com tickets menores, e sem uma régua de cobrança organizada é fácil perder o controle de quem está atrasado e há quanto tempo.
Alto volume de notas fiscais e substituição tributária
Cada pedido gera uma nota de venda, muitas vezes com ICMS-ST envolvido, e sem conferência dedicada é comum acumular erro de cálculo, retrabalho e nota cancelada na correria do fim do mês.
O que a equipe da Levits faz pelo financeiro da sua distribuidora
Contas a pagar a fornecedores
Programação de pagamentos a indústrias, fabricantes e importadores respeitando o prazo negociado com cada fornecedor, com controle de vencimento e aprovação antes de cada pagamento.
Contas a receber de clientes varejistas
Controle dos boletos e prazos diferenciados de cada cliente, com visão de quanto ainda está em aberto por faixa de atraso e por cliente.
Conciliação bancária de alto volume
Conferência entre extrato bancário e lançamentos do sistema, mesmo com dezenas ou centenas de boletos recebidos por dia, para o saldo bater de verdade.
Emissão de NF-e e conferência de ICMS-ST
Emissão das notas fiscais de venda com o volume que o atacado exige, com conferência da substituição tributária conforme a legislação vigente de cada operação.
Cobrança ativa da carteira de clientes
Régua de cobrança para os clientes varejistas em atraso, com contato organizado por faixa de dias e acompanhamento até a liquidação de cada título.
Fluxo de caixa e DRE gerencial
Projeção de caixa que casa o prazo de pagamento aos fornecedores com o prazo de recebimento dos clientes, além do DRE gerencial mensal pronto para decisão e para o contador.
Como começa o BPO financeiro para distribuidoras
Diagnóstico gratuito
Aplicamos o ILMF, o Índice Levits de Maturidade Financeira, para entender como está hoje o descasamento entre pagamento a fornecedores e recebimento dos clientes da sua distribuidora.
Analista assume a rotina no seu sistema
Você recebe um analista fixo, com acesso próprio ao sistema que sua distribuidora já usa, cuidando de contas, conciliação, notas fiscais e cobrança da carteira de clientes.
Financeiro organizado em até 30 dias
Em até 30 dias, seu financeiro está com rotina fixa, cobrança ativa em dia e fluxo de caixa projetado. Se não cumprirmos, revisamos o plano sem custo adicional.
O que muda de verdade no financeiro do atacado e da distribuição
O descasamento de prazos é o problema central do atacado
Diferente de uma loja que compra e vende com giro parecido, a distribuidora costuma negociar prazo curto com a indústria e conceder prazo mais longo ao varejista, para conseguir vender em volume. Isso é saudável para o negócio, mas exige um fluxo de caixa que projete os dois lados ao mesmo tempo: quanto sai para pagar fornecedor nas próximas semanas e quanto entra dos clientes, considerando o histórico real de atraso de cada um. Sem essa projeção, o caixa parece positivo no papel e aperta na prática.
A tabela abaixo resume o que costuma acontecer antes e depois da terceirização financeira do atacado:
| Rotina da distribuidora | Sem BPO financeiro | Com o BPO financeiro para distribuidoras |
|---|---|---|
| Prazo de pagamento x recebimento | Descasamento sem visibilidade | Fluxo de caixa projetando os dois prazos juntos |
| Cobrança de clientes varejistas | Inadimplência pulverizada e sem controle | Régua de cobrança ativa por cliente e faixa de atraso |
| Notas fiscais e ICMS-ST | Conferência manual, risco de erro | Emissão e conferência organizadas por operação |
| Conciliação bancária | Feita por amostragem no fim do mês | Conferência recorrente mesmo em alto volume de boletos |
| Relatório para decisão | Só o saldo bancário do mês | DRE gerencial e fluxo de caixa mensal |
Substituição tributária (ICMS-ST) e o volume de notas do atacadista
Boa parte das vendas de um atacadista para revenda passa por substituição tributária, o que muda a forma de calcular o imposto destacado na nota em relação a uma venda direta ao consumidor final. As regras variam por estado e por tipo de produto, por isso não fechamos esse número de cabeça: conferimos a legislação vigente para cada operação e emitimos a nota com o valor correto, evitando retrabalho e nota cancelada.
A Levits não substitui o contador da sua distribuidora
O BPO financeiro para atacado cuida da gestão financeira do dia a dia: contas a pagar e a receber, conciliação, cobrança, notas fiscais e relatórios gerenciais. As obrigações fiscais e contábeis formais continuam com o contador da sua empresa, e trabalhamos em conjunto com ele, exportando os dados já organizados.
Comprando de indústrias, vendendo para o varejo
A distribuidora fica no meio da cadeia: de um lado negocia prazo e volume com a indústria fornecedora, do outro concede prazo e cobrança para uma carteira de clientes do varejo. Conhecer a rotina financeira dos dois lados ajuda a entender por que o atacado precisa de um controle mais fino do que qualquer um dos dois pontos isolados da cadeia.
Cobrança ativa é decisiva quando a carteira de clientes é pulverizada
Quando o negócio depende de muitos clientes pequenos em vez de poucos grandes, a gestão de cobrança e inadimplência deixa de ser um detalhe e passa a ser central para o caixa da distribuidora. Estruturamos uma régua de cobrança por faixa de atraso, para que nenhum cliente fique esquecido nem sobrecarregue o time comercial com essa tarefa.
Emissão de notas fiscais em volume, sem gargalo
Com muitos pedidos por dia, a emissão de notas fiscais terceirizada evita que a nota vire um gargalo entre o pedido fechado e a mercadoria liberada para entrega, com controle de status e correção de rejeições da Sefaz no mesmo dia.
Quanto custa o BPO financeiro para distribuidoras
Os planos são mensais, sem fidelidade, com contrato anual em condição especial para quem quiser: Crescimento por R$ 1.079/mês, Gerencial por R$ 1.559/mês e Estratégico por R$ 3.119/mês. Cada plano inclui até 100 transações mensais e 1 conta corrente; distribuidoras com carteira de clientes maior ou volume de transações acima disso recebem um plano personalizado. Veja os detalhes de cada faixa na página de planos da Levits e agende o diagnóstico gratuito para saber qual se encaixa na sua operação.
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