Automação de Orçamentos e Propostas no ERP

O que é

Automação de orçamentos e propostas: o que é e onde começa o ganho

Automação de orçamentos e propostas é fazer o dado do orçamento viajar sozinho: do momento em que o cliente aprova até o pedido criado no ERP, com itens, quantidades, preços e condição de pagamento já preenchidos. O ganho está no ponto em que hoje alguém abre o PDF e digita tudo de novo.

Duas partes costumam ser confundidas. A montagem da proposta (escolher produtos, aplicar tabela de preço, gerar o documento) e a passagem da proposta aprovada para o sistema. A Levits atua principalmente na segunda, que é onde nascem as divergências entre o que foi prometido e o que foi faturado. A montagem automática também é possível, quando o seu processo tem regras claras de preço.

Este não é um serviço de ferramenta de funil ou de e-mail marketing: é integração do seu processo comercial com o ERP e o financeiro. Pode ser contratado sozinho, sem o BPO financeiro. O código é escrito por desenvolvedores sênior a partir do seu fluxo de propostas e fica hospedado num servidor da Levits, com monitoramento.

O problema

Por que o orçamento aprovado trava antes de virar pedido

Proposta redigitada no ERP

O orçamento nasce em planilha, documento ou sistema de propostas e, depois do aceite, alguém refaz o lançamento item por item. É tempo gasto em algo que já estava pronto.

Pedido diferente da proposta

Preço de outra tabela, desconto esquecido, prazo trocado ou item faltando. O cliente recebe a nota com um valor e se lembra de outro, e o financeiro cobra a diferença depois.

Aprovação que ninguém vê andar

Orçamento aprovado por e-mail ou WhatsApp espera na caixa de entrada de alguém. O pedido atrasa, a entrega atrasa e o faturamento do mês escorrega.

Como a rotina é desenhada

Orçamento que vira pedido: o fluxo em 4 etapas

GatilhoO aceite do cliente, registrado no sistema onde a proposta vive: mudança de status, assinatura ou resposta confirmada.
ProcessamentoO código lê a proposta, valida cadastro do cliente e dos produtos, aplica as regras combinadas e monta o pedido pela API do ERP.
EntregaO pedido aparece no ERP com a origem registrada, e o time comercial e o financeiro recebem o aviso por e-mail ou WhatsApp.
ConferênciaQuando faz sentido, uma pessoa revisa exceções, como cliente sem cadastro ou desconto acima do limite, antes de o pedido seguir.

O cuidado central é o controle de repetição: cada proposta aprovada gera um único pedido. Se o aceite for registrado duas vezes, a rotina reconhece o que já foi criado e não duplica a venda.

O que pode rodar sozinho

Proposta comercial automática: o que dá para automatizar no processo

Orçamento aprovado vira pedido

Itens, quantidades, preços e condição de pagamento seguem da proposta para o pedido, sem cópia manual e com a origem registrada.

Orçamento automático por regra

Quando o preço segue tabela, faixa de volume ou lista de itens padrão, a rotina pode montar o orçamento a partir de poucos dados informados.

Validação antes de criar o pedido

Cadastro do cliente, produto ativo, limite de desconto e campos obrigatórios são conferidos. O que falhar vai para revisão, em vez de gerar pedido torto.

Avisos para quem precisa agir

Comercial, produção e financeiro recebem a notificação por WhatsApp ou e-mail no momento em que o pedido nasce, sem depender de alguém repassar.

Pedido que segue para o faturamento

Com o pedido criado certo, o passo seguinte também pode ser automatizado. Veja automação de pedidos de venda e automação de faturamento.

Painel das propostas em aberto

Um relatório enviado sozinho lista orçamentos parados, aprovados sem pedido e pedidos sem origem, para o gestor cobrar o que está travado.

Aprofundando

Do orçamento aprovado ao pedido no ERP: o que decidir antes de começar

De onde vem o orçamento muda a integração

A proposta pode nascer no próprio ERP, num CRM, numa planilha ou num sistema de propostas. Em cada caso o gatilho e o formato dos dados mudam. Se o orçamento já está no ERP, a automação trata de etapas e de avisos. Se está fora, é preciso uma ponte. Para o caso do CRM, leia sobre integração de CRM com ERP.

Onde a proposta nasce	Como o pedido é criado	Cuidado principal
No próprio ERP	Mudança de etapa do orçamento dispara a conversão	Reconferir a etapa no ERP antes de agir
No CRM	Negócio ganho envia os dados por API ou webhook	Casar o cadastro do cliente e dos produtos
Em planilha ou documento	Aceite registrado alimenta uma rotina de leitura	Padronizar o modelo para o código conseguir ler

Cuidados de quem automatiza a venda fechada

Revisão de proposta: o cliente muda a quantidade depois do envio. A rotina precisa usar a versão aprovada, e não a primeira.
Preço congelado: o pedido deve respeitar o preço da proposta, mesmo que a tabela tenha mudado entre o envio e o aceite.
Um orçamento, um pedido: a chave de controle impede duplicidade, e propostas parciais ou desmembradas têm regra própria.
Exceções: cliente novo, produto sem cadastro ou condição fora do padrão seguem para uma pessoa decidir.

O que já fazemos e o que é possibilidade

Na prática, a Levits já opera rotinas parecidas, em que um pedido avança de etapa no ERP e dispara a criação do pedido na empresa do mesmo grupo, sem digitação. Também mantemos integração de pedidos de e-commerce com o financeiro. A conversão de orçamentos de propostas, na sua operação, é uma possibilidade que desenhamos sob medida depois do mapeamento do seu processo, e não um produto de prateleira. Para ver o conjunto, leia sobre automação de processos.

APIs, webhooks e IA, onde fazem sentido

Usamos APIs do ERP, webhooks, Python e banco de dados. Modelos de IA podem ajudar a ler uma proposta em texto livre e propor o preenchimento, sempre com conferência. O MCP, protocolo que conecta agentes de IA aos sistemas, pode servir para consultar o status das propostas por pergunta. A criação do pedido segue regra fixa e testada.

Como funciona

Do mapeamento da proposta ao pedido criado sozinho

1

Mapeamento do ciclo da proposta

Entendemos como o orçamento é montado, quem aprova, onde o aceite fica registrado e onde o pedido é digitado hoje. Daí saem o escopo e o orçamento da implantação.

2

Desenvolvimento e teste sem efeito real

Os desenvolvedores conectam o sistema da proposta à API do ERP e testam com propostas reais em modo de simulação, que mostra o pedido que seria criado sem lançar nada.

3

Operação monitorada

A rotina passa a rodar no servidor da Levits, com registro de cada execução e aviso em caso de falha. Mudanças na tabela de preço ou no ERP são ajustadas dentro da manutenção.

Investimento

Quanto custa automatizar orçamentos e propostas

Primeiro vem a implantação, projeto cujo valor aparece só depois de mapearmos como as suas propostas são montadas e aprovadas. Depois vem a mensalidade, que mantém a automação funcionando e paga o servidor. Sem tabela: o preço depende de onde a proposta nasce e de qual ERP recebe o pedido. A proposta de valor sai após o diagnóstico gratuito. Os planos de BPO financeiro existem, mas são um contrato à parte. Questões fiscais e contábeis continuam com o seu contador.

Veja também

Continue pelo caminho da venda

É fazer os dados do orçamento irem sozinhos para onde precisam, principalmente para o pedido no ERP depois do aceite do cliente. Itens, preços e condições seguem sem redigitar, com validação e aviso para o time, e uma pessoa revisa as exceções.

Sim, quando o seu preço segue regras claras, como tabela, faixa de volume ou lista de itens padrão. A rotina monta o orçamento a partir de poucos dados. Se o preço depende de negociação caso a caso, a automação foca na etapa seguinte, a do aprovado.

Um gatilho, como a mudança de status ou o aceite registrado, aciona a rotina. Ela lê a proposta, valida cadastros, cria o pedido pela API do ERP e registra a origem. Cada proposta gera um único pedido, mesmo que o aceite se repita.

Depende de como o dado pode ser lido. Sistemas com API ou webhook são o caminho mais direto, e planilhas padronizadas também funcionam. No diagnóstico gratuito avaliamos o seu caso e dizemos com franqueza se a integração é viável.

Já operamos rotinas próximas, como pedido criado de uma empresa para outra quando avança de etapa no ERP, e pedidos de e-commerce integrados ao financeiro. A conversão de propostas no seu fluxo é desenhada sob medida, depois do mapeamento do processo.

Quem faz o trabalho são os desenvolvedores sênior da Levits. Você paga uma implantação, definida depois do mapeamento do seu ciclo de propostas, e uma mensalidade para manutenção e servidor. Não há valor de tabela. O orçamento sai depois do diagnóstico gratuito.

Não. A automação de orçamentos funciona sem o BPO financeiro. Se mais adiante você quiser terceirizar também o financeiro, os planos de BPO são contratados em separado. Os dados seguem a LGPD.

Automação de orçamentos e propostas: o orçamento aprovado vira pedido no ERP